AI Canvas Dimensionen
KI aggregiert verschiedene Engagement-Indikatoren zu einem Organisations-Gesundheits-Score mit Trend-Analyse.
Problem
Statement: Manuelle Prozesse in hr führen zu Ineffizienzen, Inkonsistenzen und Skalierungsproblemen. KI aggregiert verschiedene Engagement-Indikatoren zu einem Organisations-Gesundheits-Score mit Trend-Analyse.
Scope: Betrifft operative Teams in hr, Management und ggf. Kunden/Partner
Häufigkeit: Täglich, kontinuierlicher Prozess
Impact
FTE: 1.3
- Inkonsistente Qualität abhängig von individueller Expertise
- Fehleranfälligkeit bei manueller Bearbeitung
- Fehlende Skalierbarkeit bei Volumenwachstum
- Unzureichende Datengrundlage für Prozessoptimierung
Stakeholder
Operative Teams (hr)
Hoher manueller Aufwand, repetitive Tätigkeiten
Management
Fehlende Transparenz, schwierige Kapazitätsplanung
IT-Abteilung
Implementierung, Betrieb und Wartung der Lösung
Ansatz
Typ: NLP/LLM
Techniken:
Workflow
Eingabe-Erfassung
Nutzeranfrage wird über bestehende Kanäle (Chat, Email, Portal) erfasst
Input: Textuelle Anfrage in natürlicher Sprache
Output: Strukturierte Anfrage mit Metadaten
Anfrage-Analyse
LLM analysiert Intent, extrahiert Entitäten und ermittelt Kategorie
Input: Strukturierte Anfrage
Output: Intent, Entitäten, Kategorie, Confidence Score
Kontext-Retrieval
Relevante Informationen aus Wissensdatenbank mittels Semantic Search abrufen
Input: Kategorisierte Anfrage
Output: Top-K relevante Dokumente/Artikel
Antwort-Generierung
LLM generiert kontextbasierte Antwort (RAG-Ansatz)
Input: Anfrage + Kontext-Dokumente
Output: Generierte Antwort mit Confidence Score
Qualitätsprüfung & Eskalation
Bei niedriger Confidence: Eskalation an menschlichen Experten
Input: Antwort + Confidence
Output: Validierte oder manuell erstellte Antwort
Human-in-the-LoopAntwort-Übermittlung & Feedback
Antwort wird übermittelt, Feedback erfasst für kontinuierliche Verbesserung
Input: Validierte Antwort
Output: Übermittelte Antwort + Feedback-Daten
Integration
Ansatz:
Systeme:
Primäre Nutzer
Hr-Mitarbeiter
10% höheres Engagement
Interaktion: Tägliche Nutzung über bestehende Systeme
Teamleiter/Manager
Transparenz durch Reporting und Analytics
Interaktion: Wöchentliche Reports, Dashboard-Monitoring
Systeme
Interaktionsmodell
Primäre Nutzer arbeiten täglich mit der AI-Lösung über bestehende hr-Systeme. Management erhält wöchentliche Reports und Dashboard-Zugang.
Datenquellen
Hr-Datenbank
Dokumente/E-Mails
Datenreife
Level: Band C
- Historische Datenbereinigung erforderlich
- Labeling für Supervised Learning teilweise manuell
- Datenschema-Harmonisierung über Systeme hinweg
Datenschutz
Enthält personenbezogene Daten: Ja
Aufbewahrung: § 257 HGB (10 Jahre für Geschäftsdaten) oder kürzer je nach Use Case
Strategischer Fit
Fähigkeiten: Organisation verfügt über etablierte hr-Prozesse und IT-Infrastruktur
Infrastruktur: Cloud-Plattform (Azure/AWS) vorhanden oder einfach einrichtbar
Kompetenzen: Domain-Expertise vorhanden, AI/ML-Skills teilweise extern zuzukaufen
Wettbewerbsvorteil
Differenzierung: Schnellere, konsistentere hr-Prozesse als Wettbewerber
Benchmark: Branchendurchschnitt: 20-30% manuelle Prozesse. Ziel: <10% mit AI
ROI
Jährliche Einsparungen: 40,000-105,000 EUR p.a.
Prozessänderungen
Integration von AI in bestehende hr-Prozesse
Grund:
Impact: Hoch
Neue QA-Prozesse für AI-Output-Validierung
Grund:
Impact: Mittel
Erweiterte Datenschutz- und Compliance-Anforderungen
Grund:
Impact: Hoch
KPI-Tracking für AI-Performance und Business Impact
Grund:
Impact: Mittel
Compliance
- Transparenzpflichten gegenüber Nutzern (AI-Kennzeichnung)
- Dokumentation von Training und Validierung
- Risikomanagement-System etablieren
- Art. 6 Abs. 1 DSGVO: Rechtsgrundlage für Datenverarbeitung
- Art. 13, 14 DSGVO: Informationspflichten gegenüber Betroffenen
- Art. 15 DSGVO: Auskunftsrecht der betroffenen Person
- Art. 25 DSGVO: Datenschutz durch Technikgestaltung (Privacy by Design)
- Art. 32 DSGVO: Sicherheit der Verarbeitung (technische und organisatorische Maßnahmen)
- Art. 35 DSGVO: Datenschutz-Folgenabschätzung (DPIA) bei hohem Risiko
Governance
- KPI-Monitoring und Performance-Review
- Risk Management und Eskalationen
- Compliance-Überwachung (DSGVO, AI Act)
- Budget-Freigaben und Investment-Entscheidungen
- Change-Management-Steuerung
Foundation
Microsoft Azure
Komponenten
LLM API (GPT-4 oder Claude)
API Service / Platform
Cloud Platform (Azure)
Infrastructure
Vector Database (Pinecone)
Managed Service
Monitoring (Azure Monitor)
Platform Service
Integration Layer
Aufwand: 4-8 Wochen
Orchestration Logic
Aufwand: 4-10 Wochen
Dashboard/Frontend
Aufwand: 6-8 Wochen
Pilotierung
Umfang: 50-100 Beta-User aus hr, Top 3 Use Cases
Dauer: 2-3 Monate
- Technische Qualität: ≥85% Accuracy/Precision
- Automatisierungsrate: ≥40% ohne menschliches Eingreifen
- System-Stabilität: ≥95% Uptime
- User Acceptance: ≥75% positive Feedback
- Performance: <3 Sekunden Response Time (p95)
- Sicherheit: Keine kritischen Security-Incidents
Technische KPIs
Qualität/Accuracy
Ziel: ≥85% korrekte Ergebnisse
Baseline: N/A (Neusystem)
Messung: Wöchentliche Stichproben (n=100), menschliche Evaluation
Confidence Score (durchschnittlich)
Ziel: ≥0.85
Baseline: N/A
Messung: System-Logging, automatische Aggregation
System-Verfügbarkeit
Ziel: ≥99.5% Uptime
Baseline: 99% (manueller Prozess immer verfügbar)
Messung: Azure Monitor, monatliche Auswertung
Response Time (p95)
Ziel: <3 Sekunden
Baseline: N/A
Messung: Application Performance Monitoring (APM)
Fehlerrate (System)
Ziel: <1% System-Fehler
Baseline: N/A
Messung: Error Logging, wöchentliche Review
Business KPIs
Bearbeitungszeit pro hr-Vorgang
Ziel: 5-8 Minuten (-60%)
Baseline: 15-20 Minuten (manuell)
Berechnung: Durchschnittliche Zeit vom Eingang bis Abschluss
Kosteneinsparung
Ziel: 40,000-105,000 EUR p.a.
Baseline: 80,000-150,000 EUR p.a.
Berechnung: Zeitersparnis × Stundensatz (€60-80) + Fehlerreduktion
Durchsatz (Vorgänge pro hr-Mitarbeiter)
Ziel: 40-50 pro Tag (+60%)
Baseline: 20-30 pro Tag
Berechnung: Abgeschlossene hr-Vorgänge / FTE / Arbeitstag
Qualitätsindex
Ziel: 85-90% (+10 Punkte)
Baseline: HR-Aufwand -50%
Berechnung: CSAT-Survey oder NPS-Score
Adoption KPIs
Nutzer-Aktivität (DAU/MAU)
Ziel: ≥80% der Zielgruppe nutzt täglich
Timeline: 3 Monate nach Go-Live
User Acceptance (Umfrage)
Ziel: ≥75% würden System weiterempfehlen (NPS)
Timeline: 6 Monate
Automatisierungsrate
Ziel: 40-60% ohne menschliches Eingreifen
Timeline: 6 Monate
Eskalationsrate
Ziel: <15% an menschliche Experten eskaliert
Timeline: 6 Monate
Architektur
Technische Infrastruktur
Microservices-Architektur mit NLP/LLM-Service als Kern. Cloud-native Deployment auf Azure mit Standard-Integrationen zu bestehenden hr-Systemen. Skalierbare, sichere und DSGVO-konforme Umsetzung.
Komponenten
API Gateway
Routing, Rate Limiting, Authentication
Orchestration Service
Business Logic, Workflow Coordination
NLP/LLM Service
Core AI Processing
Data Store
Persistence, Transaction Store
Monitoring & Observability
Metrics, Logs, Traces, Alerting
Datenfluss
Nutzen & ROI
Erwartete Ergebnisse
Nächste Schritte
Wählen Sie die passende Workshop-Phase für Ihren aktuellen Reifegrad
Empfehlung für Sie
Basierend auf dem Use Case
Phase 1: Discovery
Fill-In mit klarem ROI. Discovery Workshop validiert den Canvas und bereitet die Go/No-Go-Entscheidung vor.
Discovery Workshop
Canvas validieren und Entscheidung vorbereiten
Validierung des AI Canvas, technischer Machbarkeitscheck, Risiko-Identifikation, Entscheidungsvorbereitung
- Sie möchten den Canvas mit Stakeholdern validieren
- Sie benötigen externe Einschätzung der Machbarkeit
- Sie wollen Risiken vor Umsetzung identifizieren
- Sie brauchen Entscheidungsvorlage für Management
Workshop Agenda
Canvas-Review
Durchsicht aller 8 Dimensionen, Stakeholder-Feedback sammeln, Lücken identifizieren
Daten-Check
Datenquellen-Zugänglichkeit prüfen, Qualität bewerten, GDPR-Konformität sicherstellen
Risiko-Workshop
Technische, organisatorische und Compliance-Risiken identifizieren und priorisieren
Entscheidungsvorbereitung
Business Case finalisieren, nächste Schritte definieren, Management-Vorlage erstellen
- Validierter AI Canvas
Canvas mit Stakeholder-Feedback und geschlossenen Lücken
- Risiko-Register
Identifizierte Risiken mit Bewertung und Mitigationsstrategien
- Entscheidungsvorlage
Management Summary mit Go/No-Go Empfehlung und Business Case
- Workshop-Protokoll
Dokumentation aller Diskussionen, Entscheidungen und Action Items
Investition ab
1.600 EUR
Zzgl. MwSt. Inkl. Vorbereitung (4h), Workshop-Facilitation (4h), Nachbereitung und alle Deliverables
Elaboration Workshop
Detailplanung für komplexere Vorhaben
Detaillierte Solution Architecture, Data Governance Framework, Compliance-Dokumentation, Change Management Plan, ausführlicher Business Case
- Komplexer Use Case (High Risk nach AI Act, kritische Compliance-Anforderungen)
- Detaillierte technische Spezifikationen für Ausschreibung (RFP) benötigt
- Budget-Freigabe erfordert ausführliche Dokumentation
- Alle 8 Canvas-Dimensionen in Implementierungs-Tiefe benötigt
Workshop Agenda
Canvas-Validierung & Deep-Dive
Phase 1 Ergebnisse wiederholen (falls vorhanden), offene Fragen klären
Solution Architecture Deep-Dive
Detaillierte technische Architektur erarbeiten: Komponenten, Integration, Security, Skalierung
Data Governance & Compliance
Data Readiness Assessment, DPIA durchführen, AI Act Compliance-Check, Ethics Framework
Business Case & Change Management
Detaillierter ROI mit Sensitivitätsanalyse, Change Management Plan mit Timeline
Implementation Roadmap
Phasen definieren, Milestones festlegen, Dependencies mappen, Ressourcen planen
- Solution Architecture Document
Detaillierte technische Spezifikation mit Architektur-Diagrammen, Komponentenbeschreibung, Datenflüssen
- Data Governance & Compliance Framework
DPIA (Datenschutz-Folgenabschätzung), AI Act Risk Assessment, Ethics Framework, Compliance-Checkliste
- Business Case mit ROI-Kalkulation
Detaillierte Kostenrechnung (CAPEX/OPEX), ROI-Berechnung mit Sensitivitätsanalyse, Payback-Period
- Implementation Roadmap
Phasen-Plan mit Gantt-Chart, Milestone-Definition, Resource Plan, Dependency Management
- Change Management Plan
Stakeholder-Analyse (Power/Interest Matrix), Kommunikationsplan, Schulungskonzept, Resistenz-Mitigation
Investition ab
2.000 EUR
Zzgl. MwSt. Inkl. umfangreiche Vorbereitung (8h), Workshop-Facilitation (8h), Nachbereitung und alle Deliverables
Translation Workshop
Von der Planung zur Umsetzung
RFP-Erstellung, User Story Mapping, Test Case Design, Vendor Selection Support, Contract Review
- Phase 2 abgeschlossen, Umsetzung startet
- Vendor Selection oder RFP-Erstellung benötigt
- Implementierung soll Canvas-konform erfolgen
- Contract Negotiation mit AI-Anbietern läuft
Workshop Agenda
RFP-Erstellung ODER User Story Mapping
Entweder: Vollständiges RFP-Dokument erstellen (für Vendor Selection) ODER: Agile User Stories mit Acceptance Criteria (für agile Implementation)
Vendor Selection Support
Bewertungskriterien definieren, Scoring-Matrix erstellen, Vendor-Screening, Demo-Agenda vorbereiten
Test Case Design
Functional, Integration, Performance und Security Test Cases für Pilot und Acceptance Testing
Contract Review & Negotiation Support
Vendor-Verträge analysieren, SLAs prüfen, Data Processing Agreements (DPA), Exit-Strategien definieren
Project Kick-Off Planning
Project Charter erstellen, RACI-Matrix, Communication Plan, Risk Register, Sprint 0 Planning
- RFP-Dokument ODER User Story Backlog
Entweder: Vollständiges Request for Proposal für Vendor-Ausschreibung ODER: Priorisiertes Agile Backlog mit 50-100 User Stories
- Vendor Evaluation Framework
Bewertungskriterien-Katalog, Scoring-Matrix (gewichtet), Vendor-Longlist/Shortlist, Demo-Agenda
- Test Case Katalog
Functional Test Cases, Integration Tests, Performance Tests (Last/Stress), Security Tests, Acceptance Criteria
- Contract Review Report
Vendor-Vertrags-Analyse mit Risikobewertung, SLA-Review, DPA-Compliance-Check, Exit-Klauseln
- Project Kick-Off Package
Project Charter, RACI-Matrix, Communication Plan (Stakeholder-spezifisch), Risk Register, Sprint 0 Plan
Investition ab
1.600 EUR (1 Tag) / 3.000 EUR (2 Tage)
Zzgl. MwSt. 2-Tages-Variante empfohlen bei komplexen Vendor Selections oder sehr umfangreichen RFPs
Welche Phase passt zu Ihnen?
Canvas reicht als Grundlage, eigenständige Umsetzung möglich
Keine weitere Workshop-Phase nötig
Canvas validieren, Stakeholder-Buy-In sichern, Machbarkeit prüfen
Phase 1 (Discovery Workshop)
Budget-Freigabe erfordert detaillierte Dokumentation und Business Case
Phase 1 (Discovery) + Phase 2 (Elaboration)
Ausschreibung oder formelles RFP-Dokument benötigt
Phase 1 + Phase 2 + Phase 3 (Translation)
Komplexer Use Case mit hohen Compliance-Anforderungen (AI Act High Risk, GDPR-sensitiv)
Phase 1 + Phase 2 (Elaboration) mindestens, ggf. Phase 3
Detaillierte Planung bereits vorhanden (Phase 1+2 abgeschlossen), Umsetzung startet
Phase 3 (Translation) für RFP/Backlog und Vendor Selection